När vi stödjer våra kunder som önskar efterleva standarder och legala krav, och oftast vill bli certifierade mot en eller flera ledningssystemsstandarder, använder vi till exempel följande generella tillvägagångssätt.
- Utbildning av högsta ledningen
Att leda verksamheten är ett ansvar för verksamhetens ledare, och det yttersta ansvaret har högsta ledningen. Utan en förståelse för kravbilden och orsakerna som föranleder legala krav och standardernas utformning saknas förutsättningar för ledningen att kunna stödja verksamheten i resan mot efterlevnad. - Inventering av bindande krav och nuvarande arbetssätt
Vi tror på att försöka använda arbetssätt som redan finns implementerade i verksamheten, och göra så små justeringar som möjligt för att anpassa dessa till efterlevnad. Genom att inventera vilka bindande krav verksamheten har (avtalskrav, legala krav mm) samt kartlägga verksamhetens arbetssätt genom processkartläggning får vi förutsättningar för samsyn kring eventuella justeringar som behöver göras för efterlevnad. - Riskanalys
Att driva en verksamhet innebär att vi behöver väga fördelar och nackdelar mot varandra, våga ta risker och fånga möjligheter inom ramen för vad som är acceptabla negativa konsekvenser för andra intressenter. Kring detta behöver en robust systematik upprättas och tillämpas i verksamheten. Fokus är att hitta ett arbetssätt som går att förvalta över tiden och som leder till bättre underbyggda beslut. - Leverantörsstyrning
Den del av verksamheten vi har direkt rådighet över kan vi styra och följa upp på många olika sätt (rutiner, teknisk stöd och styrning, utbildning och andra kontroller) men leverantörer behöver vi styra genom att säkerställa att deras arbetssätt inte är oförenliga med den egna verksamhetens värdegrund samt genom att identifiera risker förknippade med leverantören och hantera dessa genom avtal eller andra kompenserande åtgärder där konsekvenserna i annat fall blir oacceptabla. Detta gör vi genom bland annat kategorisering och riskbedömning av leverantörer samt styrning genom relevanta avtalskrav. - Efterlevnadsuppföljning
Genom systematik för uppföljning av verksamhetens efterlevnad av intressentkrav och egna arbetssätt får vi ett underlag för att förbättra verksamhetens systematik ytterligare. Viktiga inslag i detta är mätning och interna revisioner. - Hantering av observationer
Om vi får indikationer på att vår verksamhet inte är effektiv, genom avvikelserapporter, kundklagomål mm behöver vi hantera dessa på ett systematisk sätt för att säkerställa att vi hela tiden försöker arbeta mer effektivt.
Vår erfarenhet visar att det är svårt att upprätthålla en god systematik för att styra och följa upp verksamheten, utan att ha någon form av systemstöd som hjälper företaget att efterleva sina valda arbetssätt. Därför har vi tagit fram Ledningssystemet.se som en kostnadseffektiv lösning som vi erbjuder kunder att använda helt eller delvis i de fall de inte har andra system som löser utmaningarna.
Läs gärna mer:
