Kontakt
  • Svenska
    • English (US)

Nätverkscertifiering

Verksamhetsfokus Sverige AB (VFAB eller Nätverkssamordnaren i efterföljande text) erbjuder en möjlighet för kunder att delta i en så kallad Nätverkscertifiering tillsammans med det ackrediterade, statligt ägda, certifieringsorganet RISE. Detta innebär att kunder som använder Ledningssystemet.se som stödverktyg, och som använder VFAB som partner, har möjlighet att få reducerade kostnader för certifiering tack vare de effektiviseringar som sker med hjälp av Ledningssystemet.se i kombination med det innehåll VFAB tillhandahåller som partner.

Nätverkscertifieringen omfattar en eller flera av standarderna: ISO 9001 (Kvalitet), ISO 14001 (Miljö), ISO/IEC 27001 (Informationssäkerhet) och ISO 45001 (Arbetsmiljö). Den reduktion som normalt sätt erhålls tack vare effektiviseringen täcker oftast åtminstone de kostnader som partnerskapet och deltagandet innebär. Vi hjälper er med att inhämta offert från certifieringsorganet.

Villkor för att vara berättigad till reducerade certifieringskostnader

Not: För en betald licens och partnerkoppling är månadskostnaden för verktyg, konsultstöd i form av innehåll samt tillgång till kostnadsfria stödtillfällen och utbildningsmaterial och deltagande i nätverkscertifieringen totalt 5500 kr per månad.

Att ansluta till nätverkscertifieringen

För att kunna bli del av den trepartsöverenskommelse som nätverkscertifiering innebär behöver du kontakta VFAB (info@verksamhetsfokus.se) och meddela intresse. Vi skickar då senaste versionen av handboken och bokar in ett kostnadsfritt möte där vi går igenom handboken. Därefter skapas ett offertunderlag (formellt ansökan om certifiering) som skickas till certifieringsorganet (detta ombesörjs kostnadsfritt av VFAB) som utfärdar ett erbjudande om certifiering genom en prisreducerad offert. Detta kan även tillämpas av bolag som redan har en befintlig certifiering men som vill bli del i nätverket.

Att lämna nätverkscertifieringen

En verksamhet kan själv välja att lämna nätverkscertifieringen (t.ex. om man vill välja en annan Partner, sluta använda ledningssystemet.se på det sätt som krävs för certifieringen), eller bli avstängd från nätverkscertifieringen (t.ex. om man inte uppfyller villkoren för att vara del i nätverkscertifieringen). Oavsett anledning är det enkelt att lämna nätverkscertifieringen. Ett meddelande till VFAB eller Certifieringsorganet är tillräckligt.

Att lämna nätverkscertifieringen är odramatiskt och påverkar inte utfärdade certifikat. När verksamheten lämnar nätverkscertifieringen beräknar certifieringsorganet en ny, högre, revisionstid där det avdrag som gjorts för nätverksdeltagandet är borttaget. Den högre revisionstiden tillämpas från nästkommande ordinarie revision.

VFAB stödjer naturligtvis (kostnadsfritt) med hjälp att lämna nätverkscertifieringen.

Certifikatsinnehavarens (den certifierade verksamhetens) skyldigheter vid nätverkscertifiering

Certifikatsinnehavaren är den verksamhet som är föremål för certifiering. Även verksamheter som ännu ej erhållit sin certifiering, men som är del av nätverket, benämns i Handboken som certifikatsinnehavare. Det går utmärkt att vara del i nätverket utan ambition att certifiera sig.

Certifikatsinnehavaren är ensamt ansvarig för sitt ledningssystem avseende såväl utformning som implementation.

För att kunna fungera i nätverket skall certifikatsinnehavaren:

  • Inneha giltig licens för samtliga standarder som nätverkscertifieringen avser.
  • Vara registrerad som nätverksdeltagare hos Verksamhetsfokus Sverige AB.
  • Tillämpa överenskomna arbetssätt (gemensamma rutiner) från Handboken. De gemensamma rutinerna skall ej tillämpas parallellt med andra rutiner på motsvarande områden utan skall helt ersätta andra rutiner som syftar till efterlevnad av de krav för vilka de är ämnade.
  • Utse åtminstone en representant som deltar i arbetet med årlig översyn av gemensamma rutiner vid en workshop som genomförs digitalt varje år.
  • Inneha gällande licens för Ledningssystemet.se samt ha en aktiv partnerkoppling till Verksamhetsfokus Sverige AB.
  • Efter genomförda revisioner (interna såväl som externa) översända revisionsrapport till nätverkssamordnaren (så att denne kan göra utbredningsanalys samt förbättra gemensamma rutiner och innehåll såsom riskkatalog, kravlistor mm). Det är tillåtet att maskera känslig information under förutsättningar att det går att förstå vad bristen i allt väsentligt består av.
  • Acceptera att nätverket kan besluta att välja ett annat certifieringsorgan som samarbetspartner ifall samarbetet med certifieringsorganet inte fungerar. I sådana fall kan certifikatsinnehavaren välja att kvarstå med befintligt certifieringsorgan men utan de reduktioner som tillämpats eller att överföra certifikat till nytt certifieringsorgan.
  • Ge revisorer läsbehörighet och möjlighet till fjärråtkomst till sin instans av ledningssystemet.se när detta begärs av revisorer som är del i aktuella certifieringsuppdrag.
  • Innan certifieringsrevision steg 1 säkerställa att av nätverkssamordnaren tillhandahållen checklista är uppfylld så att revisor och företag får bästa förutsättningar för en konstruktiv revision.
  • Involvera nätverkssamordnaren i framtagande av underlag för ansökan om certifiering, det vill säga begäran om offert från certifieringsorganet. Detta för att säkerställa att rätt underlag tillhandahålls certifieringsorganet för effektiv mandagsberäkning.

Nätverkssamordnarens (Verksamhetsfokus Sverige ABs) skyldigheter vid nätverkscertifiering

Nätverkssamordnarens roll är att samordna och tillhandahålla gemensamma rutiner och arbetssätt i enlighet med detta dokument, samt att genom sin partnerrelation i Ledningssystemet.se med certifikatsinnehavarna tillhandahålla relevant innehåll till certifikatsinnehavarna samt att agera kunskapsspridare mellan certifikatsinnehavarna och agera kontaktpunkt för såväl certifieringsorgan som certifikatsinnehavare där så är lämpligt.

Detta innebär att nätverkssamordnaren skall:

  • Ha ett certifierat ledningssystem vilket lever upp till kraven i en eller flera av standarderna som nätverkscertifieringen omfattar.
  • Stödja certifikatsinnehavare i framtagande av underlag för ansökan om certifiering.
  • Stödja certifieringsorganet i kontakt med certifikatsinnehavare i samband med hantering av ansökan om certifiering (mandagsberäkning).
  • Genom partnerskap i ledningssystemet.se tillhandahålla relevant innehåll avseende:
    • EU-direktiv, grundlagar, lagar, förordningar och föreskrifter i certifikatsinnehavares kravlista i ledningssystemet.se
    • Riskmallar för identifiering av generella och för certifikatsinnehavaren branschanpassade riskområden
    • Grundläggande checklistor för identifiering och utvärdering av kritiska leverantörer.
  • Kalla till och samordna en gemensam digital workshop årligen där förändringar i handbok och villkor gås igenom och där det finns möjligheter att diskutera förbättringar av arbetsformer för nätverkscertifieringen. Vid workshopen skall även vanliga brister (avvikelser) förmedlas för att öka kunskapen om förbättringsområden.

Certifieringsorganets (RISEs) skyldigheter vid nätverkscertifiering

Certifieringsorganet ansvarar för granskning och certifikatsutfärdande till certifikatsinnehavare som lever upp till de krav som ställs från certifieringsorganet samt de standarder som ingår i certifieringens omfattning.

Även certifieringsorganet har uppgifter och skyldigheter för att kunna fungera i nätverket som bygger på framåtlutat samarbete, samsyn och en gemensam strävan efter god efterlevnad av standardernas ambitioner. Detta innebär att certifieringsorganet skall:

  • Säkerställa att revisorer och granskare som involveras i certifieringsuppdragen har god kännedom om detta dokument och de vid var tid gällande gemensamma rutinerna som tillämpas i nätverket.
  • Säkerställa att revisorer som involveras i certifieringsuppdragen har fått adekvat utbildning i hur man använder ledningssystemet.se och hur systemet fungerar utifrån certifikatsinnehavarens perspektiv. Denna kan tillhandahållas kostnadsfritt av Verksamhetsfokus Sverige AB.
  • Meddela nätverkssamordnaren när certifikatsinnehavare inte tillämpar de gemensamma rutinerna och därigenom inte heller lever upp till kraven för nätverkscertifiering.
  • Genomföra en årlig granskning av gemensamma rutiner. Dessa ska genomföras samordnat och integrerat med revisionsaktiviteter relaterade till nätverkssamordnarens certifieringsrevisioner och uppföljande revisioner.
  • Säkerställa att representanter för försäljning, planering, revisorer och granskare kostnadsfritt deltar i en årlig digital workshop med nätverkssamordnaren i syfte att effektivisera nätverkscertifieringen för samtliga involverade parter.
  • Avstå från att lämna en offert baserad på nätverkscertifiering om inte nätverkssamordnaren involverats i framtagande av underlag för mandagsberäkning genom tillämpning av överenskommet beräkningsunderlag.